Aktualisiert am 27. Juli 2023 von T. Piereck
Warum Sie eine Auftragsbestätigung schreiben sollten
Die Bedeutung einer Auftragsbestätigung
Missverständnisse durch eine Auftragsbestätigung vermeiden
Auftragsbestätigung schreiben mit PiDA faktura
Wesentliche Inhalte einer Auftragsbestätigung
Einhaltung der GoBD Richtlinien durch die Auftragsbestätigung
Chance nutzen: Auftragsbestätigung schreiben und auf die AGBs hinweisen
Die Bedeutung einer Auftragsbestätigung
Um die Details einer Vereinbarung oder eines Auftrags zwischen zwei Parteien schriftlich festzuhalten, sollten Sie eine Auftragsbestätigung schreiben.
Die Auftragsbestätigung (auch AB genannt) ist ein entscheidender Teil des Geschäftsprozesses, der oftmals übersehen wird, aber eine immense Bedeutung besitzt. Sie fungiert nicht nur als rechtliche Absicherung, sondern stärkt auch das Vertrauen und die Kommunikation zwischen den Geschäftspartnern.
Sie enthält wichtige Informationen wie den Umfang der erbrachten Dienstleistungen oder Produkte, den Preis, die Liefer- und Zahlungsbedingungen sowie spezifische Anforderungen oder Besonderheiten des Auftrags.
Sie agiert als verbindliches Dokument, das sowohl den Anbieter als auch den Kunden vor möglichen Missverständnissen oder Streitigkeiten schützt. Sollten im Nachhinein Unklarheiten oder Differenzen hinsichtlich der Details des Auftrags auftreten, kann die Auftragsbestätigung als Referenz herangezogen werden.
Missverständnisse durch eine Auftragsbestätigung vermeiden
Eine Auftragsbestätigung dient als wirkungsvolles Werkzeug, um Missverständnisse im Geschäftsprozess zu vermeiden. Sie stellt sicher, dass beide Seiten – Anbieter und Kunde – über die gleichen Informationen verfügen und eine einheitliche Sicht auf die Details des Auftrags haben.
Ob es sich um den Umfang der bestellten Produkte oder Dienstleistungen, den vereinbarten Preis, Lieferzeiten oder spezifische Vertragsbedingungen handelt – die Auftragsbestätigung klärt all diese Punkte schriftlich und bindend. Das verhindert, dass unterschiedliche Interpretationen oder Erinnerungen an mündliche Absprachen später zu Unstimmigkeiten führen.
Die Auftragsbestätigung gibt dem Kunden die Gewissheit, dass seine Bestellung korrekt erfasst wurde und dass der Anbieter sich verpflichtet, entsprechend zu liefern. Gleichzeitig erhält der Anbieter eine schriftliche Bestätigung des Auftrags, auf die er sich beziehen kann, falls Fragen oder Unklarheiten aufkommen.
Insgesamt ermöglicht eine gründliche und präzise Auftragsbestätigung eine reibungslose Kommunikation und Interaktion zwischen Anbieter und Kunde.
Sie minimiert das Risiko von Missverständnissen und trägt zu erfolgreichen, langfristigen Geschäftsbeziehungen bei.
Mit PiDA faktura Auftragsbestätigungen schreiben
Auftragsbestätigung schreiben mit PiDA faktura
Mit PiDA faktura erstellen Sie ganz schnell und einfach Ihre Auftragsbestätigungen. Dazu nutzen Sie das Auftragsmodul. Zum einmal erfassten Kunden in der Adressverwaltung wird per Klick ein Auftrag angelegt. Bei der Erfassung der Verkaufspositionen zu einem Auftrag können Sie direkt auf die Artikel, die Sie bereits in der Artikelverwaltung angelegt haben, zugreifen.
Aber auch direkt im Auftragsmodul kann über den Button „Neue Adresse“ sofort ein Auftrag für einen neuen Kunden angelegt werden. Das ist von Vorteil, wenn Sie gerade mit einem Neukunden telefonieren und dessen Bestellung augenblicklich im Auftragsmodul erfassen möchten.
Wie Ihnen der Auftrag nicht verloren geht
Damit Ihnen kein Auftrag durch die „Lappen“ geht, sollten Sie aus einem unverbindlichen Angebot grundsätzlich eine Auftragsbestätigung generieren.
Stellen Sie sich vor, Sie haben ein aufwendiges Angebot geschrieben, der Kunde hat Ihnen dieses per Telefon bestätigt und Sie beginnen mit der Arbeit. Plötzlich meldet sich der Kunde und möchte doch eine Änderung vornehmen. Da haben Sie eventuell für die Katz – wie man so schön im Volksmund sagt – gearbeitet. Es kommt zu Unstimmigkeiten und schlimmstenfalls zur Stornierung des Auftrags. Wäre der Auftrag durch eine Auftragsbestätigung, mit allen Einzelheiten belegt worden, wären Sie auf der sicheren Seite.
Daten nur einmal erfassen
Wurde zuvor ein Angebot erstellt, so kann das Angebot nach der Annahme durch Ihren Kunden direkt per Klick in PiDA faktura zum Auftrag generiert werden. Schneller geht es nicht.
Die übersichtlichen Listen
Im Auftragsmodul stehen Ihnen mehrere Listenansichten zur Verfügung. So haben wir hier die Liste alle und die Liste offen.
In der Liste alle werden Ihnen alle Aufträge angezeigt, die Sie geschrieben haben. In der Liste offen werden Ihnen nur die Vorgänge angezeigt, die noch offen sind, also noch nicht zum Lieferschein oder zur Rechnung generiert wurden.
So haben Sie die Möglichkeit, mit der Liste offen sich mit einem einem Mausklick die noch offenen Aufträge anzeigen zu lassen. Das ist besonders dann wichtig, wenn Sie die offenen Aufträge noch bearbeiten müssen oder zur Produktion weitergeben möchten. Wird ein offener Auftrag später zu einem Lieferschein oder zu einer Rechnung generiert, wird dieser Auftrag anschließend nicht mehr in dieser Liste angezeigt.
Wenn Sie den Auftrag für Ihren Kunden gefertigt haben, können Sie den Auftrag mit einem Klick zu einem Lieferschein oder einer Rechnung generieren. Dieses Weiterleiten eines Auftrages hat den Vorteil, dass Sie die Daten nie doppelt erfassen müssen.
Außerdem kann ein vorhandener Auftrag kopiert und einem neuen Kunden zugeordnet werden. Auch diese Vorgehensweise spart viel Zeit, gerade dann, wenn ein Auftrag sehr viele Positionen enthält. Oftmals ist es leichter, einen Auftrag zu kopieren und anschließend die nicht benötigten Positionen zu löschen, als einen neuen umfangreichen Auftrag zu erstellen. Die Historie im Kundenverwaltungsprogramm zeigt Ihnen, welche Vorgänge bereits zum Kunden angelegt wurden.
Dank der Mandantenfähigkeit in PiDA faktura, einer leistungsstarken Buchhaltungssoftware für mehrere Firmen, können Sie für jede Ihrer Unternehmen individuelle Auftragsbestätigungen erstellen.
Ausdruck einer Auftragsbestätigung
Ein Muster einer Auftragsbestätigung sehen Sie im rechten Bild. Im Vor- und Nachtext können Sie weitere Informationen hinterlegen.
Wird die Kleinunternehmer-Software aktiviert und gilt die Kleinunternehmer-Regelung für Ihr Unternehmen, erfolgt automatisch in der Auftragsbestätigung ein Hinweis auf den entsprechenden Paragraphen für Kleinunternehmer.
Unterschiedliche Sprachen verwenden
Auch bei der Auftragsbestätigung können unterschiedliche Sprachen für den späteren Ausdruck verwendet werden. Die Spracheinstellung für den Druck wird in der Kundenverwaltung zum Kunden direkt hinterlegt.
In den Einstellungen von der Faktura Software PiDA faktura befinden sich die Spracheinstellungen. Hier können neben den Sprachen Deutsch und Englisch eine weitere Sprache der eigenen Wahl hinterlegt werden.
D.h., dass Sie Ihre Auftragsbestätigung z.B. auch in französisch oder italienisch schreiben können.
Dazu ist erforderlich, dass Sie zu der entsprechenden Sprache die landestypischen Bezeichnungen hinterlegen.
Die wesentliche Inhalte einer Auftragsbestätigung: Was sollte drin sein?
Eine Auftragsbestätigung ist ein wichtiges Dokument im Geschäftsverkehr. Daher sollten bestimmte Angaben, die aus rechtlichen oder praktischen Gründen in der Regel enthalten sein sollten, um für Klarheit zwischen den Vertragsparteien zu sorgen, nicht fehlen. Hier eine Gliederung dieser Elemente:
- Identifikation der Vertragsparteien:
Name und Adresse des Lieferanten
Name und Adresse des Kunden
Ansprechpartner falls vorhanden - Auftragsdetails:
Beschreibung der bestellten Produkte oder Dienstleistungen
Menge der bestellten Produkte oder Umfang der Dienstleistungen
Preis und Preisbedingungen, Rabatte falls vereinbart. - Liefer- und Zahlungsbedingungen:
Voraussichtlicher Liefertermin oder -zeitraum
Versand- und Lieferbedingungen
Zahlungsbedingungen und -fristen. - Gerichtsstand und Eigentumsvorbehalt
- Datum und Auftragsnummer und/oder Kundennummer
Datum der Auftragsbestätigung
Auftragsnummer
Kundennummer - Verweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB)
- Optionale Unterschrift
Unterschrift des Lieferanten (optional, da die Auftragsbestätigung in der Regel einseitig ist und vom Lieferanten ausgeht) - Branchenabhängige Angaben
Branchenabhängige zusätzliche Angaben sollten in der Auftragsbestätigung enthalten sein.
Einhaltung der GoBD Richtlinien durch die Auftragsbestätigung
- Die ordnungsgemäße Erstellung einer Auftragsbestätigung ist nicht nur für die effektive Kommunikation zwischen Geschäftspartnern von Bedeutung, sondern spielt auch eine wichtige Rolle im Kontext der GoBD – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
- Gemäß GoBD müssen alle relevanten Geschäftsvorfälle dokumentiert und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Eine Auftragsbestätigung erfüllt genau diese Anforderungen. Sie dient als Beleg für den abgeschlossenen Geschäftsprozess, indem sie den Umfang der Bestellung, den Preis, die Liefer- und Zahlungsbedingungen und alle anderen relevanten Informationen klar und nachvollziehbar dokumentiert.
- Eine korrekt erstellte und aufbewahrte Auftragsbestätigung hilft Unternehmen dabei, die Einhaltung der GoBD-Richtlinien zu gewährleisten. Es ist wichtig zu beachten, dass Unternehmen für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen verpflichtet sind, diese Unterlagen so zu speichern und zu organisieren, dass sie bei einer eventuellen steuerlichen Betriebsprüfung schnell und unkompliziert zugänglich sind.
- Daher trägt eine gut strukturierte Auftragsbestätigung nicht nur dazu bei, den Geschäftsprozess zu vereinfachen und Missverständnisse zu vermeiden, sondern unterstützt auch die Einhaltung wichtiger rechtlicher Anforderungen und Standards.
Chance nutzen: Auftragsbestätigung schreiben und auf die AGBs hinweisen
Wenn Sie ein Auftragsbestätigung schreiben, haben Sie die perfekte Gelegenheit, erneut auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) hinzuweisen. AGB sind ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Geschäftsbeziehung und regeln wichtige Aspekte wie Liefer- und Zahlungsbedingungen, Haftung und Gewährleistung. Nutzen Sie die Auftragsbestätigung, um Ihre AGB zu betonen und eine rechtssichere Grundlage für das Geschäft zu schaffen.
Durch den Hinweis auf die AGB in der Auftragsbestätigung stellen Sie sicher, dass der Kunde über die Bedingungen informiert ist, unter denen Ihr Unternehmen Leistungen erbringt oder Produkte liefert. Dies erhöht die Transparenz und kann dazu beitragen, spätere Unstimmigkeiten oder Missverständnisse zu vermeiden.
Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass der Hinweis auf die AGB in der Auftragsbestätigung alleine nicht ausreichend ist. Der Kunde sollte die Möglichkeit haben, die vollständigen AGB zu lesen und zu akzeptieren, bevor der Vertrag geschlossen wird. Dennoch ist die Auftragsbestätigung ein nützliches Instrument, um die AGB erneut in Erinnerung zu rufen und den Kunden an ihre Existenz und Bedeutung zu erinnern.
So dient die Auftragsbestätigung nicht nur der Bestätigung des spezifischen Auftrags, sondern auch der Stärkung der Geschäftsbeziehung insgesamt, indem sie auf die grundlegenden Regeln und Erwartungen hinweist, die für beide Seiten gelten.
PiDA faktura gratis Demo
Auftragsbestätigungen lassen sich ganz schnell mit PiDA faktura erstellen. Lernen Sie PiDA faktura kennen.
Eine kostenlose und unverbindliche Demo – Version der Software steht zur Verfügung.
Weitere nützliche Infos: Wikipedia