Aktualisiert am 23. Juli 2024 von B. Piereck
Wie Sie eine korrekte Gutschrift erstellen
Umgangssprachlich wird oft von einer Gutschrift gesprochen, wenn eine ausgestellte Rechnung fehlerhaft ist, sei es aufgrund von falschen Angaben oder aufgrund einer Warenretoure.
Doch welche Dokumente sind in solchen Fällen angemessen: Gutschrift, Rechnungskorrektur oder Stornorechnung? In unserem Beitrag beleuchten wir die Unterschiede.
Unterschied zwischen Gutschrift, Stornorechnung und Rechnungskorrektur
Die Unterscheidung zwischen Gutschrift, Stornorechnung und Rechnungskorrektur kann zu Verwirrung führen, da der allgemeine Sprachgebrauch den Begriff „Gutschrift“ oft nicht als Alternative zur Rechnung versteht, sondern als:
- Stornorechnung
- Rechnungskorrektur
- Korrekturrechnung
Diese Dokumente dienen dazu, eine Rechnung teilweise oder vollständig zu stornieren. Rechnungskorrekturen oder Stornorechnungen sind auch als „kaufmännische Gutschrift“ bekannt. Es ist wichtig zu beachten, dass die Abrechnungsgutschrift als eine spezielle Form der Rechnungsstellung nichts mit einer Korrektur- oder Stornorechnung zu tun hat; die Begriffe werden im allgemeinen Sprachgebrauch gelegentlich synonym verwendet. Es ist ebenfalls wichtig zu betonen, dass die Abrechnungsgutschrift nicht mit einer Bankgutschrift verwechselt werden sollte. Eine Bankgutschrift steht für die Buchung eines eingehenden Betrages auf dem Bankkonto des Empfängers.
Was ist eine Gutschrift?
Im umsatzsteuerlichen Kontext wird die Gutschrift als eine Art umgekehrte Rechnung betrachtet. In üblichen Fällen erstellt derjenige, der eine Leistung erbringt, eine Rechnung und sendet sie dem Leistungsempfänger zu. Im Falle einer Gutschrift verläuft dieser Prozess genau andersherum: Der Leistungsempfänger erstellt als Aussteller der Gutschrift das entsprechende Dokument für den Leistungserbringer.
Entscheidend dafür, ob es sich um eine Gutschrift oder eine Rechnung handelt, ist ausschließlich die Person, die das Abrechnungsdokument erstellt: entweder der Leistungsempfänger oder der Leistungserbringer. Bei einer Rechnung stellt der Leistungserbringer seinem Kunden eine Abrechnung für die erbrachte Leistung aus. Im Gegensatz dazu erhalten Sie als Subunternehmer beispielsweise bei einer Gutschrift eine Abrechnung über die von Ihnen erbrachten Leistungen.
Hier zwei Beispiele, wofür Sie eine Gutschrift erstellen können:
Angenommen, Sie betreiben ein Handelsunternehmen und fungieren als Lieferant für Baustoffe. Ein Bauunternehmen, Ihr langjähriger Kunde, erwirbt regelmäßig Materialien für Bauprojekte von Ihnen. In einem Monat stellt sich heraus, dass ein Teil der gelieferten Ziegel defekt ist. Um die Angelegenheit zu klären und die fehlerhaften Produkte zu kompensieren, einigen Sie sich mit dem Bauunternehmen darauf, dass der Leistungsempfänger, also das Bauunternehmen, eine Gutschrift ausstellt.
In diesem Szenario erstellt das Bauunternehmen als Leistungsempfänger eine Gutschrift, die den Wert der defekten Ziegel angemessen berücksichtigt. Die Gutschrift fungiert als offizielle Bestätigung, dass der Wert der mangelhaften Produkte dem Kunden, in diesem Fall dem Bauunternehmen, gutgeschrieben wird. Diese Gutschrift ermöglicht es dem Bauunternehmen, den entsprechenden Betrag bei zukünftigen Einkäufen zu verrechnen. Somit ersetzt die Gutschrift eine herkömmliche Rechnung in diesem speziellen Fall und dient als Ausgleich für die fehlerhaften Waren.
Ein freier Redakteur arbeitet mit Ihrer PR-Agentur zusammenarbeitet. Er verfasst regelmäßig Texte für Ihre Agentur und erhält dafür eine Pauschale, abhängig vom Umfang der erstellten Texte. Der Autor und Ihre Firma haben sich auf ein Gutschriftverfahren geeinigt. Monatlich erstellen Sie eine Abrechnungsgutschrift für den Texter basierend auf seinen erbrachten Leistungen. Diese Gutschrift wird vom Finanzamt als anerkannter Beleg akzeptiert. Sie als PR-Agentur haben somit das Recht auf Vorsteuerabzug, ähnlich wie bei einer Rechnung, und der Verfasser Ihrer Texte ist verpflichtet, die Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Der Redakteur hat dabei keinen direkten Kontakt zum Endkunden Ihrer Agentur.
In diesem Beispiel ersetzt die Gutschrift also eine herkömmliche Rechnung und wird daher gemäß dem Umsatzsteuergesetz als Rechnung betrachtet. Weder der Aussteller der Gutschrift noch ihr Empfänger müssen Bedenken hinsichtlich Problemen mit dem Finanzamt haben.
Mit PiDA faktura eine Gutschrift erstellen
In PiDA faktura besteht die Möglichkeit, eine Gutschrift mithilfe des speziell vorhandenen Gutschriftenmoduls zu erstellen.
Öffnen Sie das Gutschriftenmodul und erstellen Sie eine neue Gutschrift, indem Sie auf den Button „Neu“ klicken. Geben Sie dann die Kundennummer ein. Die Adresse wird automatisch aus der Adressverwaltung übernommen, vorausgesetzt, Sie haben die Adresse zuvor dort hinterlegt.
Alternativ können Sie auch direkt im Gutschriften-Modul eine neue Adresse erstellen, indem Sie auf den Button „Neue Adr.“ klicken.
Füllen Sie anschließend alle erforderlichen Informationen aus. Die Angaben, wie der Drucktitel, das Datum, die fortlaufende Gutschrift-Nr. und Kunden-Nr. werden automatisch erfasst. Jetzt nur noch den Vortext und Nachtext, sowie die erforderliche Position eintragen und fertig ist die Gutschrift.
Auf der linken Seite sehen Sie ein Beispiel für den Ausdruck einer erstellten Gutschrift in PiDA faktura.
Rechtliche Bedingungen einer Gutschrift
Rechtlich gesehen muss eine Gutschrift bestimmte Informationen enthalten, um gültig zu sein. Dazu gehören unter anderem:
- Das Wort „Gutschrift“
- Eine eindeutige Kennzeichnung und Datum, fortlaufende Nummer
- Angaben zu den beteiligten Parteien (Name und Adresse)
- Die korrigierte Menge und Art der Ware oder Dienstleistung
- Der Grund für die Ausstellung der Gutschrift
- Steuerliche Angaben, falls zutreffend
Es ist wichtig, dass eine Gutschrift den gleichen formalen Anforderungen wie eine Rechnung entspricht, um steuerlich anerkannt zu werden.
Die Aspekte, die im Gutschriftsverfahren zu berücksichtigen sind:
- Der Leistungserbringer verbucht die Gutschrift als Einnahme, die vom Leistungsempfänger stammt.
- Die Gutschrift wird vom Leistungsempfänger ausgestellt.
- In der Gutschrift wird stets ein positiver Betrag ausgewiesen.
Gemäß Paragraph 14 Absatz 2 .2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) wird die Gutschrift rechtlich definiert. Eine Rechnung kann demnach vom Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung als Gutschrift ausgestellt werden, wenn dies zuvor vertraglich vereinbart wurde. Obwohl Gutschriften gemäß UStG als Ausnahmen betrachtet werden, sind sie in ihrer rechtlichen Wirkung den Rechnungen gleichgestellt.
Fazit
Gutschriften sind ein wesentlicher Bestandteil des Finanzmanagements in jedem Unternehmen. Mit Tools wie PiDA faktura wird dieser Prozess vereinfacht und transparenter. Unternehmen können dadurch effizienter auf Kundenanforderungen reagieren und ihre Buchhaltung akkurat führen.
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