Aktualisiert am 27. Juli 2023 von T. Piereck
Rechnungen sind ein unverzichtbarer Bestandteil im Geschäftsverkehr. Doch die korrekte Erstellung einer Rechnung kann kompliziert sein, vor allem wenn es um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben geht. Hie erhalten Sie wertvolle Tipps zum Thema „Pflichtangaben einer Rechnung“ und wie Sie diese mit einer Faktura Software umsetzen können.
Pflichtangaben einer Rechnung
Rechtliche Grundlagen
Die rechtlichen Grundlagen für Pflichtangaben auf Rechnungen sind in Deutschland im Umsatzsteuergesetz (UStG) verankert. Hier werden sowohl die erforderlichen Angaben als auch die Fristen für die Rechnungsstellung geregelt.
Die wichtigsten Bestandteile einer Rechnung
Um Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden, sollten Sie die wichtigsten Bestandteile einer Rechnung kennen. Diese sind die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, der Name und sowie Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Ebenso dürfen die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Leistungsbeschreibung, der Leistungszeitpunkt, das Entgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag nicht fehlen. Auch wenn Sie eine Abschlagszahlung Rechnung sowie die spätere Schlussrechnung erstellen, sind diese an die Pflichtangaben gebunden.
Checkliste: Pflichtangaben einer Rechnung im Überblick
- Rechnungsersteller
- Rechnungsempfänger
- Steuernummer / USt.-ID.Nummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Drucktitel: Rechnung
- Zahlungsfrist des Betrages
- Leistungszeitraum
- Verkaufspositionen/Rechnungspositionen
- Rechnungsbetrag Netto
- Rechnungsbetrag Brutto
- Ausweisung der MwSt. und Mwst.-Betrag
Die Pflichtangaben einer Rechnung in PiDA faktura,
sehen Sie auf dem rechten Musterbild.
Pflichtangaben einer Rechnung für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer unterliegen besonderen Regeln im UStG. Hierbei sind sie von der Umsatzsteuer befreit, was sich auch auf ihre Rechnungen auswirkt. So ist als Pflichtangabe auf einer Rechnung eines Kleinunternehmers der Hinweis „Umsatzsteuerbefreit nach §19 UStG“ aufzunehmen. Das ist wichtig und sollte Bestandteil einer Kleinunternehmer Software sein.
PiDA faktura – für die Rechnungsstellung
Rechnungsangaben für online Verkäufe
Bei Online-Verkäufen gelten dieselben Pflichtangaben wie bei anderen Geschäftsvorgängen. Zusätzlich ist es ratsam, auf die Widerrufs- und Rückgaberechte sowie die Datenschutzerklärung hinzuweisen.
Fristen und Sanktionen bei fehlenden Pflichtangaben
Fehlende Pflichtangaben können zu Sanktionen führen. Beispielsweise kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Die Rechnungsstellung muss innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung erfolgen.
Buchhaltung
Worauf Unternehmen achten sollten:
Für die Buchhaltung sind Pflichtangaben auf Rechnungen essenziell. Sie ermöglichen die korrekte Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Berechnung der Umsatzsteuer.
Außerhalb Deutschlands
Was gibt es zu beachten?
Bei grenzüberschreitenden Geschäften gelten besondere Regelungen für Pflichtangaben auf Rechnungen. Hierbei sind die jeweiligen nationalen Umsatzsteuergesetze und möglicherweise auch internationale Vereinbarungen zu berücksichtigen. In der Regel sind die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Vertragsparteien sowie der Hinweis auf das anzuwendende Besteuerungsverfahren (z. B. Reverse-Charge-Verfahren) erforderlich. Bei Lieferungen innerhalb der EU sollte zusätzlich die gültige USt-IdNr. des Leistungsempfängers angegeben werden.
Elektronische Rechnung
Welche Pflichtangaben müssen hier enthalten sein?
Die elektronische Rechnung unterliegt denselben Pflichtangaben wie die Papierrechnung. Zusätzlich müssen elektronische Rechnungen in einem bestimmten Format (z. B. PDF, XML) erstellt und über einen sicheren Übertragungsweg (z. B. E-Mail, Webportal) an den Empfänger gesendet werden. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein.
Freiberufler und Selbstständige
Das müssen Sie wissen: Auch Freiberufler und Selbstständige müssen die allgemeinen Pflichtangaben auf ihren Rechnungen berücksichtigen. Zusätzlich sollten sie darauf achten, die korrekte Berufsbezeichnung (z. B. „Rechtsanwalt“, „Steuerberater“) anzugeben.
Titel und Namensführung
Was ist hierbei zu beachten? Bei der Titel- und Namensführung in Rechnungen ist es wichtig, den vollständigen Namen des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers korrekt anzugeben. Hierbei sollten auch akademische Titel und gegebenenfalls Adelstitel berücksichtigt werden. Führt ein Unternehmen unter einem Geschäfts- oder Markennamen, sollte dieser ebenfalls auf der Rechnung erscheinen.
Fazit
Die Beachtung der Pflichtangaben auf Rechnungen ist essentiell, um rechtssichere und korrekte Rechnungen wie auch wiederkehrende Rechnungen zu erstellen. Mit der Verwendung einer Mahnwesen Software können Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige sicherstellen, dass ihre Rechnungen und Mahnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Durch das Wissen über die verschiedenen Anforderungen und Besonderheiten können mögliche Sanktionen oder Probleme mit der Buchhaltung vermieden werden. In der Buchhaltungssoftware für mehrere Firmen, PiDA faktura, werden selbstverständlich alle erforderlichen Pflichtangaben einer Rechnung für jeden Mandanten berücksichtigt.
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