Einleitung
Rechnungen sind ein unverzichtbarer Bestandteil im Geschäftsverkehr. Doch die korrekte Erstellung einer Rechnung kann kompliziert sein, vor allem wenn es um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben geht. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie alles Wichtige rund um das Thema „Pflichtangaben einer Rechnung“ und erhalten wertvolle Tipps zur Erstellung rechtssicherer Rechnungen.
Pflichtangaben auf Rechnungen
Pflichtangaben auf Rechnungen: Rechtliche Grundlagen
Die rechtlichen Grundlagen für Pflichtangaben auf Rechnungen sind in Deutschland im Umsatzsteuergesetz (UStG) verankert. Hier werden sowohl die erforderlichen Angaben als auch die Fristen für die Rechnungsstellung geregelt.
Checkliste: Bestandteile einer Rechnung
- Rechnungsersteller
- Rechnungsempfänger
- Steuernummer / USt.- Id. Nummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Drucktitel / Rechnung
- Zahlungsfrist des Betrages
- Leistungszeitraum
- Verkaufspositionen / Rechnungspositionen
- Rechnungsbetrag Brutto
- Rechnungsbetrag Netto
- Ausweisung der MwSt. / MwSt.- Betrag
So vermeiden Sie Fehler bei der Erstellung einer Rechnung
Die wichtigsten Bestandteile einer Rechnung im Überblick:
Um Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden, sollten Sie die wichtigsten Pflichtangaben kennen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
Pflichtangaben für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer unterliegen besonderen Regelungen im UStG. Hierbei sind sie von der Umsatzsteuer befreit, was sich auch auf ihre Rechnungen auswirkt. So müssen Kleinunternehmer auf ihren Rechnungen den Hinweis „Umsatzsteuerbefreit nach §19 UStG“ aufnehmen.
PiDA faktura – für die Rechnungsstellung
Rechnungsangaben für online Verkäufe
Bei Online-Verkäufen gelten dieselben Pflichtangaben wie bei anderen Geschäftsvorgängen. Zusätzlich ist es ratsam, auf die Widerrufs- und Rückgaberechte sowie die Datenschutzerklärung hinzuweisen.
Fristen und Sanktionen bei fehlenden Pflichtangaben
Fehlende Pflichtangaben können zu Sanktionen führen. Beispielsweise kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Die Rechnungsstellung muss innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung erfolgen.
Buchhaltung
Worauf Unternehmen achten sollten:
Für die Buchhaltung sind Pflichtangaben auf Rechnungen essenziell. Sie ermöglichen die korrekte Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Berechnung der Umsatzsteuer.
Außerhalb Deutschlands
Was gibt es zu beachten?
Bei grenzüberschreitenden Geschäften gelten besondere Regelungen für Pflichtangaben auf Rechnungen. Hierbei sind die jeweiligen nationalen Umsatzsteuergesetze und möglicherweise auch internationale Vereinbarungen zu berücksichtigen. In der Regel sind die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Vertragsparteien sowie der Hinweis auf das anzuwendende Besteuerungsverfahren (z. B. Reverse-Charge-Verfahren) erforderlich. Bei Lieferungen innerhalb der EU sollte zusätzlich die gültige USt-IdNr. des Leistungsempfängers angegeben werden.
Elektronische Rechnung
Welche Pflichtangaben müssen hier enthalten sein?
Die elektronische Rechnung unterliegt denselben Pflichtangaben wie die Papierrechnung. Zusätzlich müssen elektronische Rechnungen in einem bestimmten Format (z. B. PDF, XML) erstellt und über einen sicheren Übertragungsweg (z. B. E-Mail, Webportal) an den Empfänger gesendet werden. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung müssen gewährleistet sein.
Freiberufler und Selbstständige
Das müssen Sie wissen: Auch Freiberufler und Selbstständige müssen die allgemeinen Pflichtangaben auf ihren Rechnungen berücksichtigen. Zusätzlich sollten sie darauf achten, die korrekte Berufsbezeichnung (z. B. „Rechtsanwalt“, „Steuerberater“) anzugeben.
Titel und Namensführung
Was ist hierbei zu beachten? Bei der Titel- und Namensführung in Rechnungen ist es wichtig, den vollständigen Namen des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers korrekt anzugeben. Hierbei sollten auch akademische Titel und gegebenenfalls Adelstitel berücksichtigt werden. Führt ein Unternehmen unter einem Geschäfts- oder Markennamen, sollte dieser ebenfalls auf der Rechnung erscheinen.
Fazit
Die Beachtung der Pflichtangaben auf Rechnungen ist essentiell, um rechtssichere und korrekte Rechnungen wie auch wiederkehrende Rechnungen zu erstellen. Durch die Kenntnis der verschiedenen Anforderungen und Besonderheiten können Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige sicherstellen, dass ihre Rechnungen und Mahnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und somit mögliche Sanktionen oder Probleme mit der Buchhaltung vermeiden. Selbstverständlichen werden die Pflichtangaben in den Rechnungen, die in den Mandanten von PiDA faktura angelegt werden können, berücksichtigt.