PiDA faktura, Daten exportieren

PiDA faktura: Daten exportieren

Weiterverarbeiten der Daten in Word und Excel

Sie möchten z.B die Daten aus der Adressverwaltung direkt in Word für die Fertigung eines Briefes verwenden?
Dazu können Sie die Daten aus PiDA faktura exportieren, besser noch kopieren.

Kundenverwaltung von PiDA faktura

Wechseln Sie in das Modul Adressen / Kunden und suchen Sie dort die von Ihnen benötigte Adresse. Klicken Sie jetzt doppelt auf diesen Datensatz in der Liste und lassen Sie sich den Datensatz anzeigen. Unten links sehen Sie das Vorschau / Adressfenster.

Betätigen Sie den Button Kop. für kopieren.
Sie können jetzt die vollständigen Adresse in das Word-Dokument einfügen.
Verwenden Sie dazu den Befehl „Einfügen“ (Apfel + v auf dem Mac bzw. Ctrl + v auf dem PC).

Daten für Excel exportieren

Wenn Sie z.B. die Umsatzzahlen in einer Tabellenkalkulation wie Excel weiter verarbeiten möchten, können Sie diese aus der Liste direkt exportieren.

Wechseln Sie in das Modul Auswertung und rufen Sie Ihre Umsatzahlen ab.
Wählen Sie nun aus der Menüleiste den Eintrag: Exportieren.
Speichern Sie die Daten z.B. als .txt File ab.

Öffnen Sie anschließend das Dokument in Excel und folgen Sie den Anweisungen im Fenster der Datenkonvertierung.

Anschließen werden die Daten sauber in Excel (Spalten getrennt) aufgeführt.

Eine ausführliche Anleitung finden Sie auch hier.

Nützliche Tipps und Tricks für Word, Excel und co. finden Sie in unserem nachfolgenden Buchtip.

Wer regelmäßig mit dem Office Paket arbeitet findet hier einen nützlichen Helfer.

Schauen Sie einfach mal ins Buch.

PiDA faktura, Buchtipp

Mac oder PC Anwender

Oben aufgeführte Schritte wie das Kopieren der Adresse oder aber das Exportieren der Daten und das Öffnen einer Datei wurden auf dem Mac praktiziert.
Diese Schritte sind auf dem PC zumeist gleich oder in leicht veränderter Form nachvollziehbar.

Wie wir in Word mit den Daten aus PiDA faktura einen Serienbrief fertigen, beschreiben wir in einem zukünftigen Beitrag. Auch dann werden die Daten aus PiDA faktura exportiert und dienen später in der Textverarbeitung als Datenquelle.

PiDA faktura Backup

Backup mit PiDA faktura

Wenn Sie mit der Einzelplatzversion von PiDA faktura arbeiten, können Sie über das Menü: Ablage die Backup-Funktion ausführen.
Anschließend wird ein Backup der Datenbank in den Ordner Dokumente – pida faktura mit entsprechendem Zeitstempel angelegt.
Dieses Backup lässt sich jederzeit wieder einspielen.

Sicherung auf ein zusätzliches Medium

Wichtig ist, dass die angelegten Backups auf ein zusätzliches Medium gesichert werden. Immer wieder wird daran nicht gedacht. Spätestens bei einem Hardwareschaden wie z.B. der Ausfall der Festplatte sind alle Daten weg.

Eine externe Festplatte, eine CD oder aber die Sicherung in der Cloud sind zusätzliche Möglichkeiten, ein Backup sicher abzulegen.

Mac User die eine externe Festplatte über Time Machine betreiben, haben in dieser Hinsicht große Vorteile, da in regelmäßigen Abstände über Time Machine Backups auf die externe Festplatte geschrieben werden.

Kontrolle ist besser

Kontrollieren Sie auch beim Time Machine Backup ob der Ordner: pida faktura im Ordner Dokumente mit gesichert wird.

Daten in der Cloud speichern

Öfters erreicht uns die Anfrage, welcher Cloud-Dienst für die Datensicherung geeignet wäre. An dieser Stelle wollen und können wir keine Empfehlung abgeben. Wichtig für uns ist, dass der Anbieter die Daten in der BRD hostet.
Wenn Sie eine eigene Webseite betreiben und bei einem deutschen Webhoster ein Webpaket erworben haben, sollten Sie trotzdem prüfen, ob die Daten in Deutschland abgelegt werden. Ein Anruf beim Webhoster ist angebracht.

Daten per FTP übertragen

Wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, können Sie die Daten z.B. per FTP auf Ihren Webspace hochladen, soweit ein FTP Zugang Bestandteil des Paketes ist.
Das ist aber fast immer der Fall, wenn Sie nicht gerade ein kostenloses oder aber sehr preiswertes Webpaket erworben haben.
Halten Sie einfach Rücksprache bei Ihrem Webhoster zum Leistungsumfang Ihres Webpaketes.
Wenn diese Voraussetzungen vorhanden sind, lassen sich die Daten per FTP z.B. mit dem exzellenten Tool FileZilla übertragen. Das Tool ist kostenlos, einfach und übersichtlich in der Handhabung.
Viele Webhoster bieten auch WEB FTP an. Hier werden die Daten über den Webbrowser an den Webhoster übertragen.

Was soll gesichert werden?

Wie bereits weiter oben erwähnt, wird bei jedem Backup ein neuer Ordern mit entsprechendem Zeitstempel angelegt. In diesem Ordner finden Sie die Datei pi_dat.rsd. Übertragen Sie den vollständigen Ordner. Über den Zeitstempel des Ordners erhalten Sie immer die Information über das exakte Datum des Backups.