Aktualisiert am 21. September 2023 von T. Piereck
Eine leistungsstarke Mahnwesen Software bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht eine automatisierte Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen, was den manuellen Aufwand reduziert und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern minimiert.
Vorteile einer Mahnwesen Software
Genauer Blick auf das Mahnwesen
Mahnwesen Software: PiDA faktura
Vorteil einer Mahnwesen Software
Das Mahnwesen einer Faktura Software bezieht sich auf den Prozess der systematischen Verfolgung und Eintreibung von offenen Forderungen gegenüber Kunden oder Geschäftspartnern, die fällige Zahlungen einer zuvor gestellten Rechnung mit Pflichtangaben nicht fristgerecht geleistet haben. Die Bedeutung des Mahnwesens liegt in der Sicherstellung der Liquidität und Finanzstabilität eines Unternehmens, indem Zahlungsverzögerungen minimiert und offene Forderungen effektiv eingetrieben werden.
In der Praxis umfasst das Mahnwesen verschiedene Stufen, beginnend mit einer Zahlungserinnerung, gefolgt von mehreren Mahnungen, die mit fortschreitenden Mahnstufen einen zunehmend dringlichen und formellen Ton annehmen. Im weiteren Verlauf kann das Mahnwesen auch gerichtliche Schritte, wie das Beantragen eines Mahnbescheids oder die Einleitung von Vollstreckungsmaßnahmen, beinhalten.
Darüber hinaus bietet eine Mahnwesen Software eine übersichtliche Darstellung offener Posten und erleichtert somit das Monitoring und die Kontrolle der Zahlungseingänge.
Das Mahnwesen spielt eine entscheidende Rolle im Geschäftsalltag und trägt maßgeblich zur Liquidität und Finanzstabilität eines Unternehmens bei.
Mit einem gut organisierten Mahnwesen können Unternehmen Zahlungsverzögerungen minimieren, offene Forderungen erfolgreich eintreiben und somit die finanzielle Gesundheit des Unternehmens gewährleisten. In Zeiten der Digitalisierung ist die Nutzung einer Mahnwesen Software besonders vorteilhaft, da sie hilft, den Prozess zu optimieren und Arbeitsabläufe zu vereinfachen.
Ein genauer Blick auf das Mahnwesen
Was geschieht in den einzelnen Mahnstufen?
Das Mahnwesen ist ein wichtiger Bestandteil des Forderungsmanagements und dient dazu, säumige Zahlungen von Kunden einzufordern. Es gliedert sich in verschiedene Mahnstufen, die je nach Zahlungsverzug angewendet werden. Hier werfen wir einen Blick auf die einzelnen Phasen des Mahnwesens:
Zahlungserinnerung:
Die erste Phase des Mahnprozesses ist das Zahlungserinnerung schreiben. Hierbei handelt es sich um eine freundliche Benachrichtigung an den Kunden, dass die Rechnung noch nicht beglichen wurde. Normalerweise wird diese Mitteilung wenige Tage nach Ablauf des Zahlungsziels versandt und beinhaltet eine neue Frist zur Zahlung. Diese Erinnerung wird über E-Mail oder auf dem Postweg versendet.
Mahnung:
Wenn die Zahlungserinnerung ohne Erfolg bleibt, folgt die erste Mahnung. In dieser Phase wird der Kunde bereits darauf hingewiesen, dass sein Zahlungsverzug Konsequenzen haben kann. Hier wird der Ton etwas schärfer und der Kunde wird deutlich aufgefordert, die Zahlung umgehend zu leisten. In vielen Fällen wird auch eine Gebühr erhoben. Die Mahnung enthält eine Zahlungsfrist und eine Aufforderung zur umgehenden Begleichung der offenen Rechnung.
Letzte Mahnung:
Die letzte Mahnung ist die letzte Möglichkeit, den Kunden zur Zahlung zu bewegen, bevor weitere rechtliche Schritte eingeleitet werden. Hier wird der Zahlungsverzug nochmals eindringlich betont und eine letzte Zahlungsfrist gesetzt.
Inkasso und rechtliche Schritte:
Wenn alle Mahnstufen erfolglos waren, bleibt oft nur noch der Weg über ein Inkassounternehmen oder den Rechtsanwalt, um die offene Forderung einzufordern. In diesem Fall werden zusätzliche Kosten und Gebühren auf den Kunden übertragen.
Mahnwesen Software: PiDA faktura
In PiDA faktura steht Ihnen die Offene-Posten-Liste zur Verfügung, die Ihnen alle noch nicht bezahlten Rechnungen auflistet. Ebenso ist das Mahnverfahren integriert und in drei Listen aufgeteilt, die Mahnung 1 (Zahlungserinnerung), Mahnung 2 und Mahnung 3.
Das Schreiben von Mahnungen ist dabei kein Hexenwerk und kann leicht und schnell durchgeführt werden.
Wird die Rechnung nicht fristgerecht beglichen oder die Ausbuchung nicht vorgenommen, befindet sich die Rechnung nach Überschreitung der Zahlungsfrist in der Liste Mahnung 1. Die Liste Mahnung 1 finden Sie rechts in der Seitenleiste (alternativ: Menüpunkt Listen-> Mahnung 1.)
Die erste Mahnung wird in PiDA faktura als „Zahlungserinnerung“ betitelt, da im hektischen Büroalltag auch schon mal eine Rechnung in Vergessenheit gerät und man zunächst an die Begleichung erinnern sollte.
Nach Ablauf der Zahlungsfrist befinden sich alle ausstehenden Rechnungen in der Liste Mahnung 1. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag öffnen Sie die entsprechende Rechnung in der Erfassung. Anschließend gelangen Sie zur Registerseite „Zahlung“, wo Sie folgende Angaben finden:
- Zahlbar innerhalb von
- Rg.-Druckdatum / Mahnungen drucken / Betrag fällig am
Um eine nicht fristgerecht bezahlte und offene Rechnung als Mahnung (Zahlungserinnerung) zu drucken, tragen Sie im dritten Block („Rg.-Druckdatum / Mahnung drucken / Betrag fällig am“) im Feld „Druck am“ das Datum ein, an dem die Mahnung gedruckt werden soll. Wenn Sie das Feld mit der Tab-Taste verlassen, wird automatisch das Fälligkeitsdatum ausgefüllt.
Druck der Mahnungen
Zum Drucken der Mahnungen wählen Sie über die Menüleiste den Menüpunkt „Drucken“ und wählen Ihre zu druckende Mahnung aus und versenden diese dann an Ihren Kunden.
Professioneller Umgang mit säumigen Zahlern
Der professionelle Umgang mit säumigen Zahlern im Mahnwesen ist ein wichtiger Aspekt für Unternehmen, um offene Forderungen erfolgreich einzufordern und gleichzeitig die Kundenbeziehung zu erhalten. Im Folgenden finden Sie einige Tipps:
- Klare Kommunikation: Sorgen Sie für eine transparente und verständliche Kommunikation in Ihren Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Verwenden Sie einen höflichen, aber bestimmten Ton und weisen Sie auf die ausstehende Zahlung und das Fälligkeitsdatum hin.
- Strukturiertes Mahnwesen: Implementieren Sie ein mehrstufiges Mahnwesen, um Ihrem Kunden genügend Zeit für die Zahlung zu geben. Beginnen Sie mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, gefolgt von einer ersten, zweiten und ggf. einer dritten Mahnung mit zunehmender Dringlichkeit.
- Zahlungsfristen setzen: Geben Sie in Ihren Mahnungen klare Zahlungsfristen an, um Ihrem Kunden eine Orientierungshilfe für die Begleichung der offenen Forderung zu bieten.
- Kulanz und Flexibilität: Zeigen Sie Verständnis für die Situation Ihres Kunden und bieten Sie gegebenenfalls flexible Zahlungsoptionen oder Ratenzahlungen an. Dies kann dazu beitragen, die Beziehung zum Kunden zu erhalten und eine spätere Zahlung zu ermöglichen.
- Forderungsmanagement: Führen Sie ein effektives Forderungsmanagement durch, um den Überblick über offene Forderungen und Zahlungsverhalten zu behalten. Nutzen Sie ggf. auch externe Dienstleister wie Inkassobüros oder Anwälte, um Ihre Forderungen einzutreiben, wenn interne Maßnahmen nicht zum Erfolg führen.
- Kundenkontakt pflegen: Kommunizieren Sie offen und freundlich mit Ihren Kunden, um eventuelle Missverständnisse zu klären und mögliche Lösungen zu finden. Ein persönlicher Kontakt kann oftmals schneller zu einer Einigung führen.
- Fortlaufende Dokumentation: Dokumentieren Sie alle Schritte im Mahnwesen, um einen Nachweis über die getroffenen Maßnahmen und die Kommunikation mit dem Kunden zu haben. Dies kann bei rechtlichen Auseinandersetzungen wichtig sein.
- Präventive Maßnahmen: Führen Sie eine Bonitätsprüfung bei Neukunden durch und setzen Sie Zahlungsziele und Kreditlimits entsprechend der Bonität des Kunden. Informieren Sie Ihre Kunden zudem regelmäßig über ihre Zahlungsverpflichtungen und vereinbarte Zahlungsbedingungen.
Der effektive Umgang mit dem Kunden
Insgesamt ist es wichtig, bei säumigen Zahlern einen professionellen, freundlichen und lösungsorientierten Umgang zu pflegen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre offenen Forderungen effektiv einzutreiben und gleichzeitig die Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten.
Durch ein effektives Forderungsmanagement, präventive Maßnahmen und fortlaufende Dokumentation können Unternehmen ihre offenen Forderungen erfolgreich einfordern und gleichzeitig die Kundenbindung stärken.
PiDA faktura
In unserer Mahnwesen-Software PiDA faktura ist natürlich das Mahnwesen integriert. Nutzen Sie wiederkehrende Rechnungen? Auch für diese automatisch angelegten Rechnungen ist das Mahnverfahren in unserer Software enthalten. Zusätzlich ist das Mahnwesen in unserer Buchhaltungssoftware für mehrere Firmen, für jeden Mandanten verfügbar.
Sollte Sie eine Kleinunternehmer Software benötigen, ist die Faktura genau die richtige Wahl für Sie, da das Mahnwesen ebenfalls integriert ist.
Lernen Sie jetzt PiDA faktura kennen.
Eine kostenlose und unverbindliche Demo – Version der Software steht zur Verfügung.