Aktualisiert am 21. September 2023 von T. Piereck
Als Unternehmen oder Selbstständiger ist es oft eine Herausforderung, mit säumigen Zahlungen umzugehen, die den Cashflow beeinträchtigen und die Geschäftsabläufe behindern können. Wie Sie eine Zahlungserinnerung schreiben können, um einerseits Ihre Kunden nicht zu verärgern, aber andererseits eine rechtzeitige Zahlung sicherzustellen und eine positive Geschäftsbeziehung zu wahren, ist eine wichtige Betrachtung dieses Themas.
Wann sollten Sie eine Zahlungserinnerung schreiben?
Die höfliche und respektvolle Ansprache
Aufbau und Inhalt einer schriftlichen Zahlungserinnerung
Muster für Ihre Zahlungserinnerung
Zahlungserinnerung direkt in PiDA faktura
Nutzen einer telefonischen Erinnerung
Wann sollten Sie eine Zahlungserinnerung schreiben?
Die Abhängigkeit von Situation und Notwendigkeit
Die Frage, ob Sie eine Zahlungserinnerung schreiben sollten, hängt von verschiedenen Faktoren ab. In vielen Fällen kann eine Zahlungserinnerung hilfreich sein, um Kunden höflich an ausstehende Zahlungen zu erinnern, bevor es zu einem Zahlungsverzug kommt.
Dadurch wird nicht nur der eigene Cashflow gesichert, sondern auch die Geschäftsbeziehung zum Kunden aufrechterhalten. Eine Zahlungserinnerung ist jedoch nicht in allen Situationen verpflichtend, sondern hängt auch von den gesetzlichen Vorgaben und den individuellen Vereinbarungen zwischen Unternehmen und Kunden ab.
Die richtige Kommunikationsstrategie bei Zahlungsverzug
Gemäß den geltenden Gesetzen kann ein Kunde in Verzug geraten, wenn er die Zahlungsfrist einer Rechnung überschreitet. In vielen Ländern gibt es gesetzliche Regelungen zur Zahlungsfrist und Verzugszinsen, die die rechtliche Grundlage für das Mahnwesen bilden.
Hierbei sollte jedoch immer beachtet werden, dass eine offene und klärende Kommunikation die bessere Lösung sein kann, um die Geschäftsbeziehung zu wahren. In manchen Fällen kann es auch sinnvoll sein, vor dem Aussprechen einer formellen Zahlungserinnerung den Kunden telefonisch zu kontaktieren, um mögliche Missverständnisse auszuräumen und eine schnelle Klärung herbeizuführen.
Die passende Vorgehensweise
Es ist daher ratsam, die Notwendigkeit einer Zahlungserinnerung individuell zu bewerten und entsprechend zu handeln, um sowohl den eigenen geschäftlichen Interessen gerecht zu werden als auch das gute Verhältnis zu den Kunden zu wahren. Eine höfliche und respektvolle Zahlungserinnerung kann in den meisten Fällen die beste Lösung sein, um die Zahlungsmoral der Kunden zu stärken und langfristige Geschäftsbeziehungen zu fördern.
Die höfliche und respektvolle Ansprache
Den richtigen Ton treffen
Die Wahl des richtigen Tons in einer Zahlungserinnerung ist von entscheidender Bedeutung. Eine höfliche und respektvolle Ansprache ist der Schlüssel, um den Kunden nicht zu verärgern und gleichzeitig eine klare Botschaft zu vermitteln. Vermeiden Sie aggressive oder konfrontative Formulierungen, da diese den Kunden abschrecken könnten. Stattdessen ist es ratsam, eine freundliche Erinnerung zu senden, die das Verständnis für eventuelle Missverständnisse zeigt und dem Kunden die Möglichkeit gibt, die Situation zu klären.
Indem Sie den Kunden höflich daran erinnern, dass die Zahlung aussteht, und dabei Verständnis für mögliche Gründe des Zahlungsverzugs zeigen, schaffen Sie eine offene Kommunikationsbasis.
Die passenden Worte wählen
Die Wahl von Worten wie „bitte“ und „dankbar“ trägt dazu bei, eine positive Atmosphäre zu schaffen und den Fokus auf die Lösung des Problems zu legen. Letztendlich geht es darum, dem Kunden zu signalisieren, dass Sie eine langfristige Geschäftsbeziehung schätzen und daran interessiert sind, gemeinsam eine zufriedenstellende Lösung zu finden.
Aufbau und Inhalt einer schriftlichen Zahlungserinnerung
Klar strukturierte Nachricht verfassen
Die schriftliche Zahlungserinnerung sollte klar strukturiert sein, um eine einfache und präzise Kommunikation zu gewährleisten. Beginnen Sie mit einer höflichen Anrede und nennen Sie den Namen des Kunden. Danach sollte der Zweck der Nachricht deutlich gemacht werden: die Erinnerung an ausstehende Zahlungen. Führen Sie die offenen Rechnungsbeträge sowie das Fälligkeitsdatum auf, um dem Kunden klare Informationen zu geben.
Höfliche Aufforderung zur Zahlung
Im nächsten Abschnitt sollten Sie höflich zur Zahlung auffordern. Vermeiden Sie Druck oder Forderungen, sondern verwenden Sie freundliche Formulierungen wie „wir würden uns freuen, wenn Sie die offenen Beträge begleichen könnten“. Bieten Sie dem Kunden auch verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an, um ihm die Abwicklung zu erleichtern.
Professionellen Abschluss gestalten
Schließen Sie die Erinnerung mit einer freundlichen Grußformel ab und fügen Sie Kontaktdaten für eventuelle Rückfragen hinzu. Die Gestaltung der Nachricht sollte übersichtlich und professionell sein, um die Seriosität des Unternehmens zu unterstreichen. Ein strukturierter und höflicher Aufbau gewährleistet, dass der Kunde die Botschaft versteht und sich respektiert fühlt, was wiederum die Chancen auf eine zeitnahe Zahlung erhöht.
Hier ein paar Muster für Ihre Zahlungserinnerung
Im Folgenden finden Sie exemplarische Musterformulierungen für Zahlungserinnerungen in diversen Branchen, die sowohl via E-Mail als auch per Post versandt werden können.
- Dienstleistungsbranche (z.B. Webdesign):
Sehr geehrter Herr XY,
wir hoffen, dass Sie mit unseren Dienstleistungen zufrieden waren. Freundlich erinnern wir Sie daran, dass die Zahlung für Ihre Rechnung vom xx.xx.xxxx in Höhe von € xx,xx noch aussteht. Wir würden uns freuen, wenn Sie den offenen Betrag bis spätestens xx.xx.xxxx begleichen könnten. Falls es Unklarheiten gibt oder Sie Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Paul Beispiel - Einzelhandel:
Liebe Frau XY,
wir hoffen, dass Sie Ihre Einkäufe bei uns genossen haben. Ihr Einkauf vom xx.xx.xxxx im Wert von € xx,xx ist noch offen. Bitte denken Sie daran, den Betrag bis spätestens xx.xx.xxxx zu begleichen. Bei Fragen oder Anliegen sind wir gerne für Sie da.
Herzliche Grüße,
Paul Beispiel
- Freelancer (z.B. Fotograf):
Hallo Herr XY,
ich hoffe, unsere gemeinsame Arbeit hat Ihnen gefallen. Bitte beachten Sie, dass die Zahlung für meine Dienstleistungen, die am xx.xx.xxxx erbracht wurden, noch ausstehen. Ich würde es sehr schätzen, wenn Sie den ausstehenden Betrag in Höhe von € xx,xx bis spätestens xx.xx.xxxx begleichen könnten. Bei Fragen oder speziellen Anforderungen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Freundliche Grüße,
Paul Beispiel - Fröhliche Zahlungserinnerung mit einem Hauch von Humor:
Hey Herr XY,
wir vermissen die Zahlung Ihrer Rechnung vom xx.xx.xxxx schon fast so sehr wie Ihr Lächeln! Wir wissen, dass das Leben manchmal hektisch sein kann, aber vergessen Sie nicht, dass Sie noch einen ausstehenden Betrag von € xx,xx haben. Wir würden uns freuen, wenn Sie Ihre Zaubertricks einsetzen könnten, um diesen Betrag bis zum xx.xx.xxxx verschwinden zu lassen. Wenn nicht, sind wir immer noch hier, um Ihnen bei Fragen zu helfen – wir sind keine Zauberkünstler, aber wir sind ziemlich gut darin.
Mit einem Augenzwinkern verbleibt,
Paul Beispiel
Erstellung einer Zahlungserinnerung direkt in PiDA faktura
Innerhalb von der Faktura Software PiDA faktura erhalten Sie über die Offene-Posten-Liste einen Überblick aller unbezahlten Rechnungen. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, unkompliziert aus einer ausstehenden Rechnung eine passende Zahlungserinnerung zu generieren. Die Liste Mahnung 1 listet offene Forderungen einen Tag nach dem Fristablauf auf. Hierbei haben Sie die Flexibilität, zu entscheiden, ob Sie eine Erinnerung per Telefon oder schriftlich bevorzugen – mit der Option, die Erinnerung auch zeitlich abzustimmen. Sie müssen lediglich das Datum des Drucks festlegen, während alle anderen Schritte automatisiert ablaufen.
Sie haben die Option, die generierte Zahlungserinnerung auszudrucken und entweder postalisch zu versenden oder als PDF-Datei via E-Mail zu übermitteln. Dies gewährleistet eine professionelle Übermittlung der Erinnerungsdokumente und trägt zur wirkungsvollen Kommunikation mit Ihren Kunden bei.
Solange kein Druckdatum eingegeben ist, bleibt die betreffende Rechnung in der Liste Mahnung 1 sichtbar. Erst mit der Angabe des Druckdatums wird sie aus dieser Liste entfernt. Wird die Rechnung nicht pünktlich nach dem Erinnern bezahlt oder nicht ausgebucht und ist das Fälligkeitsdatum der Zahlungserinnerung um einen Tag überschritten, wechselt die offene Rechnung in die Liste Mahnung 2. Dann kann die entsprechende Mahnung generiert werden.
Auch bei periodisch wiederkehrenden Rechnungen werden unbezahlte Rechnungsbeträge automatisch in der Liste „Mahnung 1“ aufgeführt, sobald die Zahlungsfrist überschritten wurde. Dieses reibungslose Verfahren gilt ebenfalls in unserer Buchhaltungssoftware für mehrere Firmen, da sämtliche Mandanten von dieser Funktion profitieren.
Sie möchten PiDA faktura kennenlernen? Dann fordern Sie eine Demoversion an:
Hier Demoversion von PiDA faktura anfordernNutzen einer telefonischen Erinnerung
Die telefonische Zahlungserinnerung ist eine wirkungsvolle Methode, um eine persönlichere Ebene der Kommunikation zu erreichen und offene Zahlungen zu besprechen. Es gibt bestimmte Situationen, in denen der Einsatz einer telefonischen Erinnerung besonders angebracht ist.
Komplexität der Situation
Wenn es offene Fragen oder Unklarheiten bezüglich der Rechnung gibt, kann ein telefonisches Gespräch dazu beitragen, diese zu klären und mögliche Missverständnisse auszuräumen. Ein persönliches Gespräch ermöglicht es, Details zu besprechen und eventuell nötige Anpassungen vorzunehmen.
Strategisches Vorgehen
Manchmal kann es sinnvoll sein, eine telefonische Erinnerung einzusetzen, um gezielt und strategisch auf bestimmte Kunden zuzugehen. Dies kann beispielsweise bei wichtigen Kunden der Fall sein, die für das Unternehmen von hoher Bedeutung sind.
Langjährige Kundenbeziehungen
Bei langjährigen Kundenbeziehungen, in denen das Vertrauen bereits aufgebaut wurde, kann eine telefonische Erinnerung eine positive Art sein, um die ausstehende Zahlung anzusprechen. Hierbei sollte jedoch stets der respektvolle Ton gewahrt werden.
Eskalationsstufe
Die telefonische Erinnerung kann als nächster Schritt verwendet werden, wenn schriftliche Erinnerungen keine Reaktion erzielen. Hierbei ist es wichtig, höflich und professionell zu bleiben, um keine negativen Auswirkungen auf die Geschäftsbeziehung zu haben.
Mit Bedacht bei der telefonischen Erinnerung vorgehen
Bevor Sie eine telefonische Erinnerung durchführen, ist eine sorgfältige Vorbereitung entscheidend. Notieren Sie sich die wichtigsten Informationen zur offenen Rechnung und denken Sie an mögliche Fragen oder Einwände des Kunden. Ein höfliches und freundliches Gespräch, das auf Lösungen ausgerichtet ist, kann dazu beitragen, die Zahlung zu beschleunigen und gleichzeitig die Kundenbindung zu stärken.
Erfolglose Erinnerung, Zeit für die Mahnung
Wenn die Zahlungserinnerungen nicht die gewünschte Wirkung erzielen und offene Beträge weiterhin ausstehen, ist es an der Zeit, das Mahnwesen in Betracht zu ziehen. Das Mahnwesen dient dazu, den Druck auf säumige Zahler zu erhöhen und die ausstehenden Zahlungen einzufordern. Hier kommt die Mahnwesen Software ins Spiel.
Fazit
Insgesamt verdeutlicht der Prozess des „Zahlungserinnerung schreiben“ die zentrale Bedeutung einer klugen Kommunikationsstrategie im Geschäftsumfeld und erfordert Fingerspitzengefühl. Es geht nicht nur darum, offene Beträge einzufordern, sondern auch eine positive Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten. Klare und freundliche Formulierungen, der richtige Tonfall und die Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben sind dabei entscheidend. Sowohl schriftliche als auch telefonische Erinnerungen können effektive Mittel sein, um säumige Zahlungen anzusprechen und professionell zu lösen.
Weitere nützliche Tipps finden Sie in unserem:
Glossar