Viele kleine und mittlere Unternehmen arbeiten mit einer Faktura- oder Rechnungssoftware, die zwar Angebote und Rechnungen erstellt – aber nur begrenzte Auswertungen liefert.

Solange das Unternehmen klein ist, fällt das kaum auf.

Doch mit zunehmendem Wachstum entstehen neue Fragen:

• Welche Kunden bringen den größten Gewinn?
• Welche Projekte sind wirklich rentabel?
• Welche Produkte verkaufen sich am besten?
• Wo entstehen versteckte Kosten?

Wenn die Software diese Fragen nicht beantworten kann, entstehen Entscheidungen häufig „aus dem Bauch heraus“.

Welche Auswertungen Unternehmen wirklich brauchen

Besonders häufig werden benötigt:

Umsatzanalysen

• Umsatz nach Kunden
• Umsatz nach Produkten
• Umsatzentwicklung über Zeit

Kundenanalysen

• wichtigste Kunden
• Deckungsbeitrag pro Kunde
• Entwicklung der Geschäftsbeziehungen

Projektanalysen

• Projektkosten
• Projektumsatz
• Projekt Rentabilität

Artikelanalysen

• meistverkaufte Artikel
• Deckungsbeitrag einzelner Produkte
• Preisentwicklungen

Solche Auswertungen helfen, das Unternehmen gezielt weiterzuentwickeln.

Wie moderne Faktura-Software bessere Auswertungen ermöglicht

Eine leistungsfähige Faktura-Software kann viele dieser Informationen automatisch bereitstellen.

Zum Beispiel durch:

• integrierte Berichtsfunktionen
• flexible Filtermöglichkeiten
• individuelle Auswertungen
• projektbezogene Analysen
• Mehrplatzlösungen mit zentralen Daten

Gerade bei wachsenden Unternehmen wird das immer wichtiger.

Die Vorteile einer individuellen Software-Anpassung mit Ihren gewünschten Auswertungen finden Sie hier.

Ergebnis

Gute Entscheidungen brauchen gute Daten

Eine Faktura-Software sollte nicht nur Rechnungen schreiben.

Sie sollte auch helfen, das Unternehmen zu steuern.

Wenn wichtige Auswertungen fehlen, entstehen:

• Excel-Parallelwelten
• doppelte Datenerfassung
• unsichere Entscheidungen

Eine moderne oder angepasste Faktura-Software kann hier deutlich mehr Transparenz schaffen.

Prüfen Sie hier, ob Ihre Faktura-Software ausreichende Auswertungen bietet

In einem unverbindlichen Gespräch klären wir:

• welche Auswertungen Ihrem Unternehmen aktuell fehlen
• welche Anpassungen möglich sind
• ob eine Mehrplatzlösung sinnvoll ist
• welchen Nutzen Sie erwarten können

Jetzt Anpassung prüfen lassen

Weiterführende Links:
Wann eine Mehrplatzlösung Sinn macht
Kosten einer individuellen Anpassung
Handwerker – Software

Viele kleine Unternehmen starten mit einer einfachen Einzelplatzlösung für ihre Faktura-Software.

Das ist verständlich:

• Nur eine Person arbeitet im Büro
• Angebote und Rechnungen werden allein erstellt
• Die Datenmenge ist überschaubar

Eine Einzelplatzlösung erfüllt diese Anforderungen zunächst sehr gut.

Doch mit dem Wachstum eines Unternehmens verändern sich die Abläufe – und genau dann beginnt die Einzelplatzlösung zum

Problem zu werden.

4. Wachstum wird gebremst

Ein Unternehmen wächst – doch die Software bleibt auf dem Stand eines Einzelarbeitsplatzes.

Die Folge:

• Prozesse werden komplizierter
• Mitarbeiter arbeiten mit verschiedenen Datenständen
• Entscheidungen werden schwieriger

Wann eine Mehrplatzlösung sinnvoll wird

Spätestens wenn mehrere Personen regelmäßig mit Kunden, Projekten oder Rechnungen arbeiten, sollte eine Mehrplatzlösung für die Faktura-Software geprüft werden.

Typische Anzeichen sind:

• mehrere Mitarbeiter im Büro
• parallele Angebotserstellung
• Projektarbeit im Team
• steigende Datenmengen
• Bedarf an besseren Auswertungen

Eine Mehrplatzlösung ermöglicht, dass mehrere Benutzer gleichzeitig auf dieselben Daten zugreifen können.

Vorteile einer modernen Faktura-Mehrplatzlösung

Eine Mehrplatzlösung bietet Unternehmen viele Vorteile:

• mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig arbeiten
• Daten sind zentral gespeichert
• Informationen sind jederzeit aktuell
• Auswertungen werden zuverlässiger
• Prozesse werden deutlich effizienter

Gerade in Verbindung mit einer anpassbaren Faktura-Software lassen sich so viele Arbeitsabläufe vereinfachen.

Eine Einzelplatzlösung ist oft nur der erste Schritt

Eine Einzelplatzlösung ist für viele Unternehmen ein sinnvoller Einstieg.

Doch mit wachsendem Unternehmen steigen auch die Anforderungen.

Wenn mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, wird eine moderne Mehrplatzlösung für Ihre Faktura-Software schnell zum entscheidenden Faktor für effiziente Abläufe.

Prüfen Sie hier, ob eine Mehrplatzlösung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist

In einem unverbindlichen Gespräch klären wir:

• ob Ihre aktuelle Software noch zu Ihren Prozessen passt
• ob eine Mehrplatzlösung sinnvoll ist
• welche Anpassungen möglich sind
• und welchen Nutzen Sie erwarten können

Weiterführender Link:
Wachstum verändert Prozesse

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen passiert es täglich:

• Kundendaten werden in der Faktura-Software erfasst
• Zusätzlich werden sie in Excel gepflegt
• Projekte werden separat dokumentiert
• Preise werden manuell nachgerechnet

Was zunächst harmlos wirkt, kostet Zeit, Geld und Nerven.

Doppelte Datenerfassung ist kein organisatorisches Detail –
sie ist ein strukturelles Problem.

Doppelte Datenerfassung vermeiden

Was bedeutet doppelte Datenerfassung konkret?

Von doppelter Datenerfassung spricht man, wenn dieselben Informationen mehrfach eingegeben oder gepflegt werden müssen.

Typische Beispiele:

• Kundenstammdaten in Software und Excel
• Kalkulation in Excel, Rechnung in der Faktura-Software
• Projektstatus außerhalb der Rechnungssoftware
• Manuelle Übertragung von Angeboten in Rechnungen

Je öfter Daten übertragen werden müssen, desto höher ist die Fehlerquote.

Warum entsteht doppelte Datenerfassung?

Die Ursache liegt selten bei den Mitarbeitern.

Meist liegt sie an einer Faktura-Software, die:

• Prozesse nicht vollständig abbildet
• keine flexiblen Felder bietet
• individuelle Preisstrukturen nicht unterstützt
• keine ausreichenden Auswertungen liefert
• keine echte Mehrplatzlösung bietet

Dann entstehen sogenannte Excel-Insellösungen – ein Thema, das wir hier ausführlicher beleuchtet haben:
Excel-Insellösungen als Warnsignal für Ihre Faktura-Software

Die versteckten Kosten doppelter Datenerfassung
Viele unterschätzen die Auswirkungen. Doch sie summieren sich.

Warum fehlende Auswertungen ein Problem sind, erklären wir hier:
Fehlende Auswertungen –warum Unternehmen Entscheidungen im Blindflug treffen
Wie Sie den Deckungsbeitrag ermitteln, finden Sie in diesem Beitrag.

Warum moderne Faktura-Software Prozesse verbinden sollte

Eine gute Rechnungssoftware sollte:

• Daten nur einmal erfassen
• Angebote automatisch in Aufträge überführen
• Aufträge in Rechnungen übernehmen
• Auswertungen direkt generieren
• individuelle Preisstrukturen integrieren

Wenn Sie Daten mehrfach eingeben müssen, stimmt die Systemstruktur nicht.

Wann sollten Sie handeln?

Sie sollten Ihre Prozesse prüfen, wenn:

• Sie regelmäßig Daten kopieren oder übertragen
• Excel dauerhaft neben Ihrer Faktura-Software läuft
• Angebote manuell in Rechnungen übertragen werden
• verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Daten arbeiten
• Auswertungen nicht automatisch entstehen

Das sind klare Warnsignale.

Viele dieser Symptome beschreiben wir auch in unserem Beitrag:
Woran Sie merken, dass Ihre Faktura-Software Sie ausbremst

Zusammenfassung:
Doppelte Datenerfassung ist kein organisatorisches Problem – sondern ein Systemproblem

Mitarbeiter sind nicht ineffizient.
Prozesse sind nicht „schlecht organisiert“.

Oft ist die bestehende Rechnungssoftware einfach nicht mehr ausreichend.

Eine gezielte Software-Anpassung kann:

• Prozesse verbinden
• Excel-Parallelwelten vermeiden
• Fehler reduzieren
• Transparenz schaffen
• Wachstum ermöglichen

Prüfen Sie hier, ob eine Anpassung für Sie sinnvoll ist

In einem unverbindlichen Gespräch klären wir:

• Wo doppelte Datenerfassung entsteht
• Welche Anpassung sinnvoll ist
• Wie hoch der Aufwand ist
• Und welchen konkreten Nutzen Sie erwarten können
• Die Vorteile einer individuellen Anpassung

Jetzt Anpassung prüfen lassen

Weiterführende Links:
Wann eine Mehrplatzlösung Sinn macht
Kosten der individuellen Anpassung

Handwerker Software

Wie Sie eine korrekte Gutschrift erstellen

Umgangssprachlich wird oft von einer Gutschrift gesprochen, wenn eine ausgestellte Rechnung fehlerhaft ist, sei es aufgrund von falschen Angaben oder aufgrund einer Warenretoure.

Doch welche Dokumente sind in solchen Fällen angemessen: Gutschrift, Rechnungskorrektur oder Stornorechnung? In unserem Beitrag beleuchten wir die Unterschiede.

Was ist eine Gutschrift?

Im umsatzsteuerlichen Kontext wird die Gutschrift als eine Art umgekehrte Rechnung betrachtet. In üblichen Fällen erstellt derjenige, der eine Leistung erbringt, eine Rechnung und sendet sie dem Leistungsempfänger zu. Im Falle einer Gutschrift verläuft dieser Prozess genau andersherum: Der Leistungsempfänger erstellt als Aussteller der Gutschrift das entsprechende Dokument für den Leistungserbringer.

Entscheidend dafür, ob es sich um eine Gutschrift oder eine Rechnung handelt, ist ausschließlich die Person, die das Abrechnungsdokument erstellt: entweder der Leistungsempfänger oder der Leistungserbringer. Bei einer Rechnung stellt der Leistungserbringer seinem Kunden eine Abrechnung für die erbrachte Leistung aus. Im Gegensatz dazu erhalten Sie als Subunternehmer beispielsweise bei einer Gutschrift eine Abrechnung über die von Ihnen erbrachten Leistungen.

Hier zwei Beispiele, wofür Sie eine Gutschrift erstellen können:

Mit PiDA faktura eine Gutschrift erstellen

In PiDA faktura besteht die Möglichkeit, eine Gutschrift mithilfe des speziell vorhandenen Gutschriftenmoduls zu erstellen.

Öffnen Sie das Gutschriftenmodul und erstellen Sie eine neue Gutschrift, indem Sie auf den Button „Neu“ klicken. Geben Sie dann die Kundennummer ein. Die Adresse wird automatisch aus der Adressverwaltung übernommen, vorausgesetzt, Sie haben die Adresse zuvor dort hinterlegt.

Alternativ können Sie auch direkt im Gutschriften-Modul eine neue Adresse erstellen, indem Sie auf den Button „Neue Adr.“ klicken.

Füllen Sie anschließend alle erforderlichen Informationen aus. Die Angaben, wie der Drucktitel, das Datum, die fortlaufende Gutschrift-Nr. und Kunden-Nr. werden automatisch erfasst. Jetzt nur noch den Vortext und Nachtext, sowie die erforderliche Position eintragen und fertig ist die Gutschrift.

Auf der linken Seite sehen Sie ein Beispiel für den Ausdruck einer erstellten Gutschrift in PiDA faktura.

Weitere Infos zu diesem Thema:

PiDA faktura Premium Plus

Wikipedia

PiDA faktura individuell anpassen

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt wird das Management von Aufgaben und Verantwortlichkeiten immer komplexer.
Eine ToDo Liste erstellen ist entscheidend, um auf dem Laufenden zu bleiben und sicherzustellen, dass keine wichtigen Aufgaben verpasst werden.
Mit der Software „PiDA faktura“ haben wir eine Lösung entwickelt, die über das traditionelle ToDo Listen Management hinausgeht.

Individuelle Aufgabenverwaltung

Innerhalb von PiDA faktura kann man ganz einfach eine ToDo Liste erstellen. Der erste Schritt besteht darin, eine anstehende Aufgabe zu definieren und sie dann einem Mitarbeiter zuzuweisen.

Aber das ist nur der Anfang. Ein besonderes Merkmal ist die Möglichkeit, einen genauen Zeitpunkt für die Erledigung der Aufgabe festzulegen.

Wenn diese Aufgabe nicht termingerecht abgeschlossen wird, sorgt die Software dafür, dass sie automatisch auf den nächsten Tag verschoben wird. Das bedeutet, dass keine Aufgabe in Vergessenheit gerät.

Übersichtlichkeit durch ToDo Historie

Ein weiteres Merkmal von PiDA faktura ist die Historienfunktion im ToDo Datensatz. Dies ermöglicht den Nutzern, alle Aktivitäten im Zusammenhang mit einem bestimmten ToDo nachzuvollziehen.

Darüber hinaus können umfangreiche Informationen und Bemerkungen zum ToDo hinzugefügt werden, was sicherstellt, dass alle notwendigen Informationen an einem Ort gesammelt werden.

ToDo Liste erstellen

Durch die Anlage von neuen ToDo’s wird die ToDo Liste automatisch erstellt. Dabei werden verschiedene Listen im Hintergrund angelegt und nach farblicher Markierung (Priorität) dargestellt.

Erweiterte Suchfunktion

Mit PiDA faktura ist die Suche nach spezifischen ToDos ein Kinderspiel. Die Software bietet umfangreiche Suchfunktionen, die es ermöglichen, unter anderem alle offenen ToDos für einen bestimmten Mitarbeiter oder nach Priorität sortierte ToDos anzuzeigen.

Siehe Bild links.

Nahtlose Integration in andere Module

Das wahre Potenzial von PiDA faktura zeigt sich in der nahtlosen Integration der ToDo Verwaltung in die anderen Module der Software.

Unabhängig davon, in welchem Modul man sich befindet, kann jederzeit ein ToDo erstellt werden. Diese Funktionalität stellt sicher, dass die ToDo Liste stets aktuell und relevant bleibt, unabhängig davon, welche Aufgaben gerade anstehen.

Erinnerungsfunktion für offene Angebote

Ein besonderer Vorteil des Systems besteht darin, dass Sie ToDo Listen direkt aus dem Angebotsmodul erstellen können, wodurch offene Angebote  in der ToDo Liste angezeigt werden. Dies ermöglicht eine bessere Nachverfolgung, wenn Sie Angebote erstellen, da Sie an ausstehende Angebote erinnert werden, was letztlich zu einem erhöhten Umsatz beitragen kann.

Jetzt PiDA faktura kennen lernen

PiDA faktura Premium Plus

Zur Anfrage

ToDo Liste erstellen einfach gemacht

Das Erstellen einer ToDo Liste war noch nie so einfach wie mit PiDA faktura. Das Programm bietet nicht nur umfangreiche Funktionen, die über das herkömmliche Aufgabenmanagement hinausgehen, sondern integriert auch diese Funktionen in den Gesamtarbeitsablauf.

So stellt PiDA faktura sicher, dass Aufgaben im richtigen Kontext und mit allen notwendigen Informationen bearbeitet werden können.

Effiziente Priorisierung mit farblichen ToDo Listen

Die Organisation und Priorisierung von Aufgaben ist im heutigen geschäftigen Arbeitsumfeld unerlässlich.

Bei der Erstellung einer ToDo Liste ist es wichtig, nicht nur zu wissen, was getan werden muss, sondern auch, was zuerst getan werden muss. Unsere Lösung? 

Mit unserer Software PiDA faktura haben wir genau darauf eine Antwort: Intelligente, farblich gestaltete ToDo Listen, die Ihnen auf einen Blick zeigen, was am dringendsten ist.

Manchmal ändern sich Umstände, und eine Aufgabe, die ursprünglich nicht als besonders dringend eingestuft wurde, rückt plötzlich in den Vordergrund. Oder Sie möchten einen ToDo einem anderen Sachbearbeiter übertragen.
Mit nur einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste gelangen Sie direkt in die Detailerfassung des ToDo. Hier können Sie alle notwendigen Anpassungen vornehmen – sei es die Änderung der Priorität, das Aktualisieren von Informationen, das Ändern eines Sachbearbeiters oder das Hinzufügen von Bemerkungen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, immer auf dem neuesten Stand zu sein und sicherzustellen, dass Ihre Liste Ihre aktuellen Bedürfnisse widerspiegelt.

Weitere Infos:

Aufgabenverwaltung

Glossar

Die „Offene Posten Liste“ ist ein Begriff, der in der Geschäftswelt oft zu hören ist, insbesondere wenn es um die Finanzverwaltung eines Unternehmens geht. Doch was genau verbirgt sich dahinter, und warum ist sie für Unternehmen so wichtig?

Was ist die Offene Posten Liste?

In PiDA faktura ist die „Offene Posten Liste“ ein zentrales Instrument im Bereich der Finanzen. Sie bietet eine übersichtliche Darstellung aller offenen Geschäftsvorgänge – also jener Transaktionen, die noch nicht vollständig abgeschlossen sind, weil beispielsweise die Zahlung noch aussteht. Hierbei handelt es sich um eine einfache und doch effektive Möglichkeit, den Überblick über ausstehende Forderungen zu behalten.

Warum ist die Offene Posten Liste so wichtig?

Die Übersichtlichkeit und Klarheit, die die „Offene Posten Liste“ bietet, sind unerlässlich, um die eigene Liquidität im Auge zu behalten. Jedes Unternehmen, egal ob groß oder klein, muss seine Finanzen im Griff haben. Offene Forderungen können, wenn sie nicht zeitnah eingetrieben werden, zu ernsthaften Liquiditätsengpässen führen.

Darüber hinaus hilft die Liste dabei, den Überblick über säumige Zahler zu behalten, eventuell die Mahnwesen-Software rechtzeitig einzuleiten und eine Zahlungserinnerung zu schreiben, um letztlich sicherzustellen, dass das Unternehmen zahlungsfähig bleibt.

Weiterführende Links:

Liquidität

Die Optimierung der Lagerverwaltung Software ist ein entscheidender Faktor, um den Gesamtworkflow eines Unternehmens zu verbessern. Das Modul „Wareneingang“ in PiDA faktura ist ein Tool, das Unternehmen brauchen, um diesen Prozess nahtlos und effizient zu gestalten.

Intuitive Verknüpfung mit dem Bestellwesen

Jede Lieferung, die ein Unternehmen erhält, basiert auf einer vorherigen Bestellung. Das Modul „Wareneingang“ von PiDA faktura stellt sicher, dass jeder Wareneingang direkt mit einer spezifischen Bestellung in Verbindung steht. Dies eliminiert das Rätselraten und minimiert Fehler, da Benutzer die gelieferten Artikel einfach per Mausklick aus der zugehörigen Bestellung in das Wareneingangsmodul übernehmen können.

Fazit

Das Modul „Wareneingang“ von PiDA faktura vereinfacht die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Wareneingänge buchen. Durch die intuitive Verknüpfung mit dem Bestellwesen und die automatische Integration mit der Artikelverwaltung stellt es ein unverzichtbares Tool für jedes Unternehmen dar, das seine Lagerverwaltungsprozesse optimieren möchte. Die Zeiten manueller Buchungen, menschlicher Fehler und zeitaufwändiger Abstimmungen sind vorbei. Mit PiDA faktura sind Sie auf dem besten Weg zu einer effizienten und effektiven Lagerverwaltung.

Weiterführender Link:

Wareneingang